NOM-037 y teletrabajo: el kit que blinda a tu empresa
La NOM-037-STPS exige condiciones específicas para colaboradores remotos. Descubre qué debe incluir el kit de bienvenida para cumplir la norma y cuidar la ergonomía del equipo.
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Cuando el trabajo remoto dejó de ser una excepción para convertirse en una modalidad permanente en miles de empresas mexicanas, la regulación tardó poco en alcanzarlo. Hoy son cada vez más las áreas de Recursos Humanos que descubren, casi siempre a mitad de una auditoría o de una revisión interna, que el teletrabajo tiene su propia norma oficial y que cumplirla no depende solo de buena voluntad, sino de evidencia documentada.
En SuitUp acompañamos a empresas que arman kits de bienvenida y de equipamiento para sus equipos híbridos y remotos, y por eso vale la pena detenernos en lo que la NOM-037-STPS-2023 realmente exige, qué tan lejos está tu empresa de cumplirla y de qué manera el kit correcto puede convertirse en la evidencia que necesitas si algún día toca la puerta un inspector.
Qué es la NOM-037-STPS-2023 y a quién obliga
La NOM-037-STPS-2023 es la norma oficial mexicana que establece las condiciones de seguridad y salud en el trabajo aplicables al teletrabajo. Fue publicada por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social en el Diario Oficial de la Federación en junio de 2023 y entró en vigor a finales de ese mismo año, como respuesta directa al crecimiento sostenido del trabajo a distancia tras la pandemia. Su objetivo es simple de enunciar, aunque no tanto de ejecutar: garantizar que quien trabaja fuera de las instalaciones de la empresa lo haga en condiciones seguras, con el equipo adecuado y con obligaciones claras tanto para el patrón como para la persona trabajadora.
Lo primero que conviene aclarar, porque genera confusión constante entre los equipos de Recursos Humanos, es a partir de qué punto una persona colaboradora se considera "teletrabajadora" para efectos legales.
Diferencia entre teletrabajo, home office ocasional y esquema híbrido según la norma
La norma es específica en este punto: aplica a quien realiza al menos el 40% de su jornada laboral semanal fuera del centro de trabajo, utilizando tecnologías de la información y comunicación para desempeñar sus funciones. Esto significa que un colaborador que trabaja desde casa un día a la semana, o que ocasionalmente hace home office cuando lo necesita, no cae bajo esta clasificación.
Un esquema híbrido de tres días remotos y dos presenciales sí supera ese umbral y, por lo tanto, sí activa las obligaciones de la norma. Esta distinción no es un tecnicismo menor: define si tu empresa debe o no aplicar todo lo que viene a continuación.
Las obligaciones del empleador que casi nadie cumple al 100%
Aquí es donde la mayoría de las empresas descubre que "dejar trabajar desde casa" y "cumplir con el teletrabajo conforme a la ley" son dos cosas distintas. La norma no se limita a recomendar buenas prácticas; establece obligaciones puntuales para el patrón, y varias de ellas rara vez se cumplen de forma completa porque nunca se documentaron desde el inicio.
Equipo ergonómico, conectividad y gastos: qué exige la norma por escrito
Entre las obligaciones más concretas está la de proporcionar el equipo necesario para realizar el trabajo de forma segura: esto incluye mobiliario ergonómico, dispositivos adecuados y, en la práctica, participar en los costos asociados a la conectividad y la electricidad que el teletrabajo implica. La norma también exige que la empresa identifique los riesgos ergonómicos y psicosociales propios de esta modalidad —malas posturas, fatiga visual, aislamiento— y que actúe en consecuencia, no que simplemente los mencione en un documento interno que nadie revisa.
Documentación y registro de teletrabajadores ante la STPS
La segunda obligación, y probablemente la más ignorada, es la de mantener un listado actualizado de las personas trabajadoras bajo esta modalidad, junto con evidencia de que se les dotó del equipo correspondiente, de que recibieron capacitación sobre riesgos y de que existen canales para reportar accidentes o situaciones de emergencia relacionadas con su actividad remota. No basta con haber comprado sillas ergonómicas alguna vez; hace falta poder demostrar cuándo, a quién y con qué se entregaron.
El kit de bienvenida como herramienta de cumplimiento (no solo de bienvenida)
Aquí es donde el kit de bienvenida deja de ser exclusivamente un gesto de employer branding y se convierte en una pieza operativa del cumplimiento normativo. Un kit bien diseñado, entregado formalmente y documentado, cubre al mismo tiempo dos necesidades que muchas empresas gestionan por separado sin darse cuenta de que podrían resolverse juntas: dar la bienvenida a un nuevo colaborador remoto y dejar constancia de que se cumplió con la norma desde el primer día de su incorporación a esta modalidad.
Elementos ergonómicos que deben formar parte del kit inicial
Un kit de equipamiento para teletrabajo, pensado con esta norma en mente, funciona mejor cuando combina piezas de uso diario con soluciones específicamente ergonómicas.
| Kit | Elementos clave | Aporte a la evidencia de cumplimiento |
|---|---|---|
| Kit SmartDesk | Organizador de escritorio, mouse inalámbrico, smartwatch multifuncional | Apoya el control de pausas activas durante la jornada |
| Kit Executive Desk | Desk pad y organizador de cuero | Ordena el espacio de trabajo en casa |
| Kit ProCore | Mochila ergonómica con compartimento para laptop y accesorios de escritura | Acompaña tanto el traslado ocasional a oficina como la jornada remota |
Ninguno de estos elementos sustituye una evaluación ergonómica formal, pero sí forman parte tangible de la evidencia de que la empresa proporcionó condiciones adecuadas desde el inicio.
Cómo documentar la entrega del kit como evidencia ante una auditoría
El equipo por sí solo no basta; lo que realmente protege a la empresa es el registro de su entrega. Un acuse firmado (físico o digital) con fecha, contenido del kit y firma de recepción, integrado al expediente de cada teletrabajador, es la diferencia entre poder demostrar cumplimiento en cuestión de minutos o pasar días reconstruyendo información dispersa entre distintas áreas. Vincular la logística de entrega del kit con el proceso de registro ante la comisión de seguridad e higiene simplifica considerablemente esta tarea.
Errores comunes que exponen a la empresa a una multa
El error más frecuente no es la falta de intención, sino la falta de sistematización: se entregan equipos de forma informal, sin registro alguno, o se asume que un correo electrónico genérico sobre "buenas prácticas de home office" sustituye la capacitación formal que exige la norma. Otro error habitual es no actualizar el listado de teletrabajadores conforme el equipo crece o cambia, dejando desactualizada la información justo en el momento en que una autoridad podría solicitarla.
También ocurre que se ignora el derecho a la desconexión, un aspecto que la norma contempla explícitamente y que, si se pasa por alto de forma sistemática, puede convertirse en un foco adicional de riesgo laboral y reputacional.
Un tercer error, más silencioso pero igual de costoso, es tratar el cumplimiento de la NOM-037 como un proyecto único en lugar de un proceso continuo. Es común ver empresas que hicieron un esfuerzo puntual al momento de la publicación de la norma —compraron sillas, redactaron una política interna, capacitaron a la primera generación de teletrabajadores— y después dejaron de aplicar ese mismo proceso a cada nueva incorporación. Cuando eso sucede, la empresa termina con un grupo de colaboradores plenamente documentados y otro, más reciente, completamente desprotegido en términos de evidencia. Integrar el cumplimiento al proceso de onboarding de equipos híbridos y remotos, de modo que se active automáticamente cada vez que una persona califica como teletrabajadora, es la única forma de que la norma se sostenga en el tiempo sin depender de que alguien se acuerde de revisarla.
Kit de bienvenida laboral vs. kit de teletrabajo: cuándo se necesita cada uno
No todo kit de bienvenida necesita responder a esta norma, y conviene no confundir ambos objetivos. Un kit de bienvenida laboral tradicional, orientado a construir cultura organizacional y generar una buena primera impresión, tiene sentido para cualquier persona que se incorpora a la empresa, sin importar su modalidad de trabajo. El kit de teletrabajo, en cambio, cobra relevancia específica cuando la persona colaboradora supera ese umbral del 40% de jornada remota: ahí es cuando conviene que el kit incorpore, además de la bienvenida, los elementos ergonómicos y la documentación que la NOM-037 exige. Diseñar ambos por separado, o combinarlos de forma inteligente según el perfil de cada colaborador, evita tanto la sobreinversión en quien no lo necesita como la exposición legal en quien sí califica como teletrabajador.
Preguntas frecuentes
¿La NOM-037 obliga a entregar un kit de bienvenida a los teletrabajadores?
No de forma literal, pero sí obliga a proporcionar equipo ergonómico y condiciones de seguridad; un kit de bienvenida estructurado es la forma más práctica de cumplir y documentar esa entrega.
¿Qué pasa si mi empresa no cumple la NOM-037?
La STPS puede sancionar el incumplimiento, y la empresa además queda expuesta ante juicios laborales derivados de riesgos de trabajo no atendidos correctamente en la modalidad remota.
¿Qué debe incluir el equipo ergonómico mínimo para un teletrabajador?
Silla con soporte lumbar, superficie de trabajo adecuada, iluminación y, en muchos casos, pantalla adicional; la norma no fija un modelo único, pero exige que el riesgo ergonómico esté identificado y controlado.
¿El teletrabajo híbrido también está regulado por la NOM-037?
Sí, aplica a quien trabaja fuera de las instalaciones al menos el 40% de su jornada en un periodo de referencia; por debajo de ese umbral no se considera teletrabajo para efectos de la norma.
Cumplimiento y bienvenida, en un mismo kit
Equipar a tu equipo remoto no tiene por qué ser un proceso separado del cumplimiento normativo. En SuitUp podemos ayudarte a diseñar un kit de teletrabajo que combine documentación, ergonomía e identidad de marca desde el primer día.
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